หลักสูตร การบริหารจัดการสำนักงานแบบลีน (Lean Office Management)

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความสูญเปล่า และยกระดับผลการดำเนินงาน

หลักการและเหตุผล

ในปัจจุบันองค์กรจำนวนมากมุ่งเน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต (Lean Manufacturing) แต่กลับพบว่ากระบวนการสนับสนุนในสำนักงาน (Office Process) ยังคงมีความสูญเปล่า (Waste) ซ่อนอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การทำงานซ้ำซ้อน การรอคอยเอกสาร การค้นหาข้อมูลที่ใช้เวลานาน การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ การอนุมัติหลายขั้นตอน การส่งต่อข้อมูลผิดพลาด และการใช้ทรัพยากรที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่า

แนวคิด Lean Office เป็นการประยุกต์ใช้หลักการ Lean มาสู่กระบวนการทำงานในสำนักงาน เพื่อกำจัดกิจกรรมที่ไม่สร้างคุณค่า (Non-Value Added Activities) ลด Lead Time เพิ่ม Productivity และสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลักสูตรนี้ถูกออกแบบให้ผู้เข้าอบรมสามารถเรียนรู้หลักการ Lean Office ผ่านกรณีศึกษา กิจกรรม Workshop และการวิเคราะห์กระบวนการทำงานจริงของตนเอง เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการปรับปรุงงานได้ทันทีหลังการอบรม

วัตถุประสงค์การอบรม

1. เข้าใจแนวคิด Lean และ Lean Office อย่างถูกต้อง

2. สามารถระบุความสูญเปล่า (Office Waste) ที่เกิดขึ้นในงานสำนักงานได้

3. วิเคราะห์กระบวนการทำงานและค้นหากิจกรรมที่ไม่สร้างคุณค่าได้

4. ใช้เครื่องมือ Lean Office ในการปรับปรุงงานได้อย่างเหมาะสม

5. ลดระยะเวลาการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการภายในองค์กร

6. สามารถออกแบบแนวทางปรับปรุงงานสำนักงานด้วยแนวคิด Lean ได้

7. จัดทำ Action Plan เพื่อประยุกต์ใช้ Lean Office ในหน่วยงานของตนเอง

หัวข้อการอบรม

Module 1: Lean Thinking for Office

แนวคิดการบริหารงานสำนักงานแบบลีน

• ความเป็นมาของ Lean

• Lean Thinking คืออะไร

• ความแตกต่างระหว่าง Lean Manufacturing และ Lean Office

• ผลกระทบของความสูญเปล่าในสำนักงาน

• หลักการ Lean 5 ประการ

Module 2: การค้นหาความสูญเปล่าในสำนักงาน

ความสูญเปล่า 8 ประการในงานสำนักงาน

(Overproduction, Waiting, Transportation, Motion, Inventory, Over Processing, Defects, Unused Talent)

ตัวอย่างความสูญเปล่าจริง

• เอกสารรอเซ็น

• ส่ง E-mail ซ้ำ

• ค้นหาไฟล์ไม่เจอ

• ประชุมเกินความจำเป็น

• งานอนุมัติหลายชั้น

Module 3: Value Stream Mapping for Office

• หลักการทำ Process Mapping

• การเขียน SIPOC

• Current State Process

• Future State Process

• การแยก

• การวิเคราะห์ Lead Time

Workshop 3 วิเคราะห์กระบวนการทำงานจริง

Module 4: Lean Office Tools

4.1 5S for Office

4.2 Visual Management

4.3 Standard Work

4.4 Error Proofing (Poka-Yoke)

Module 5: Kaizen for Office Improvement

• แนวคิด Kaizen

• PDCA

• SDCA

• การแก้ปัญหาอย่างต่อเนื่อง

• การสร้างวัฒนธรรมการปรับปรุงงาน

Module 6: Lean Office Implementation

ปัจจัยความสำเร็จในการนำ Lean Office ไปใช้

• Leadership

• Employee Engagement

• Communication

• KPI Monitoring

• Continuous Improvement

อุปสรรคที่พบบ่อยและแนวทางแก้ไข

ตัวอย่าง Best Practice จากองค์กรชั้นนำ

ผลลัพธ์ที่ผู้เข้าอบรมจะได้รับ

  มองเห็นความสูญเปล่าในงานสำนักงานได้อย่างเป็นระบบ

  สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานจริงได้

  ลดเวลาการทำงานและลดงานซ้ำซ้อน

  เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและการประสานงาน

  มีแผน Lean Office ที่สามารถนำกลับไปดำเนินการได้จริง

  สร้างวัฒนธรรม Continuous Improvement ภายในหน่วยงาน

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

เหมาะสำหรับ

• (ผู้จัดการแผนก,หัวหน้างาม,Supervisor, Team Leader ,เจ้าหน้าที่สำนักงานทุกสายงาน,HR,Purchasing,,Accounting ,Finance,Logistics,Planning,Sales Support,Customer Service,Engineering Support ,เจ้าหน้าที่ปรับปรุงงาน (CI Team)

• บุคลากรที่ต้องการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน

ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐาน Lean มาก่อน

ระยะเวลาการอบรม

1 วัน เวลา 09.00-16.00น. (6 ชั่วโมง)

• บรรยาย 40%

• Workshop 50%

• กรณีศึกษาและสรุปผล 10%

หมายเหตุ สำหรับ Inhouse Training เนื้อหาสามารถปรับได้ตามความเหมาะสมของกลุ่มผู้เข้าอบรม

********** ขอสงวนสิทธิ์ ห้ามคัดลอก ใดๆ ทั้งสิ้น**********

สอบถามรายละเอียดเพิ่มได้ที่ คุณเล็ก โทร. 063-846-6405

Line : chosenthebest / Facebook: https://www.facebook.com/chosenseminar/

E-mail: info@chosenthebest.com / www.chosenthebest.com